Wie Sie Ihre erfolgreiche Veranstaltung organisieren: Veranstaltungsplanung Schritt für Schritt

Setzen Sie sich mit Ihrem Manager hin und sprechen Sie das Endziel der Konferenz/Veranstaltung durch. Geht es darum, den Umsatz zu steigern? Neue Kunden zu sichern? An Bekanntheit zu gewinnen? Sorgen Sie auch dafür, dass Ihr Thema für Ihr Publikum relevant ist. Behalten Sie dieses Ziel im Hinterkopf, während Sie den Rest der Liste durchgehen. Wenn es Ihr Manager ist, der diese endgültige Entscheidung trifft, bekräftigen Sie diese entscheidende Information, bevor Sie den Prozess beginnen. Fragen Sie ihn, wie er sich die Möglichkeiten hinsichtlich des Aufbaus, der Anzahl der Gäste, des Budgets, des weltweiten Reiseplans, des Termins und des Ersatztermins vorstellt.

Sobald es entschieden ist, definieren Sie Ihr Zielpublikum und legen Sie die Größe des Seminars fest. Wie würde Ihre Konferenz/Veranstaltung in einer idealen Welt aussehen? Vergleichen Sie Preise und fordern Sie Angebote an. Notieren Sie sich Details wie etwa Ort, Redner, Anzahl und Art der Teilnehmer, Essen und amüsante Aktivitäten. Suchen Sie nicht nur nach einem guten Preis, sondern behalten Sie auch den Kundenservice im Auge, den Sie selbst in Anspruch nehmen. Auf diese Weise gewinnen Sie einen Eindruck davon, wie Ihre Teilnehmer während der Veranstaltung behandelt werden.

Erfreuen Sie Ihren Chef, indem Sie Ihr Budget kennen, bevor Sie damit anfangen, Ihre geschäftliche Konferenz oder Veranstaltung zu planen, und halten Sie sich anschließend daran. Befolgen Sie diese Tipps, um die Kosten im Überblick zu behalten:

a. Vergleichen Sie Angebote, aber warten Sie nicht zu lange, bis Sie eine Entscheidung über den endgültigen Ort Ihrer Konferenz treffen. Haben Sie ein Angebot nicht rechtzeitig bekommen? Aller Wahrscheinlichkeit nach wird dies während der eigentlichen Planung der Veranstaltung ebenfalls passieren. Beseitigen Sie Risiken, die mit zeitaufwändigen Elementen einhergehen, weil dies schließlich mehr Stress für Sie und eine Gefahr für den Erfolgsgrad Ihrer Veranstaltung führt.

b. Bauen Sie eine Sicherheitsrücklage von 10 % in Ihr Budget ein, um unerwarteten Ausgaben Rechnung zu tragen.

c. Welche Gebühr können Sie von Teilnehmern erheben, um Kosten zu decken und trotzdem Gewinn zu machen (falls das eines der Ziele ist)? Erstellen Sie eine Tabelle, in der Sie die wesentlichen Kostenpositionen Ihrer Wunschliste auflisten – Miete des Veranstaltungsortes, Redner, Mahlzeiten, audiovisuelle Geräte, gedruckte Materialien, Werbegeschenke und amüsante Extras. Vergessen Sie nicht, Kosten für das Bewerben der Veranstaltung wie etwa eine (neue) Website und Online-Werbung (soziale Medien) einzurechnen. Bauen Sie auch eine Reserve von 10 bis 15 Prozent ein für den Fall, dass die Kosten überzogen werden.

d. Vermeiden Sie Überraschungen, wenn Sie eine Einrichtung mieten oder mit Anbietern zusammenarbeiten, indem Sie alle Vereinbarungen schriftlich festhalten.

e. Begrenzen Sie die Anzahl der Leute in der Konferenzeinrichtung, die dazu berechtigt sind, Ihr Stammkonto mit Posten zu belasten.

f. Achten Sie auf Währungsumstellungen, wenn Sie Konferenzen im Ausland planen.

g. Stellen Sie alle Kosten in Frage, die keinen Sinn zu ergeben scheinen.

h. Prüfen Sie alle Rechnungen gegen schriftliche Angebote.

a. Kosten werden offensichtlich ein Faktor sein, wenn Sie sich überlegen, wo Sie Ihre Veranstaltung abhalten und welche Dienstleistungen Sie anbieten, aber die Teilnehmerzahl wird es genauso sein. Sie wollen einen Ort auswählen, der zentral gelegen und wegen der Organisation anderer erfolgreicher Veranstaltungen wohlbekannt ist.

b. Ein Hotel ist sicherlich ansprechend, mit ausreichend Konferenz- und persönlichen Zimmern, und kann Ihnen dabei helfen, eine stressfreie Konferenz/Veranstaltung zu planen. Insbesondere wenn Sie internationale (Grundsatz-)Referenten und/oder Teilnehmer haben, ist es einfach, sie alle unter einem Dach zu versammeln.

c. Ihr idealer Grundsatzreferent kann Mark Zuckerberg sein, aber realistischerweise müssen Sie sich wahrscheinlich mit einer billigeren Option zufriedengeben.

d. Ziehen Sie es in Betracht, Teilnehmer von vergangenen Veranstaltungen zu befragen, um zu verstehen, was am wichtigsten ist, wenn man an solch einer Veranstaltung teilnimmt, und treffen Sie Ihre Wahl basierend auf diesem Feedback.

Sie haben also Ihren Ort ausgewählt. Jetzt beginnt der amüsante Teil. Fangen Sie an, so früh wie möglich mit den Anbietern der Positionen in Ihrer Budget-Tabelle zusammenzuarbeiten. Bringen Sie in Erfahrung, was in jedem Fall angeboten wird, und prüfen Sie Verträge und Rücktrittsregelungen sorgfältig (zum Beispiel müssen Sie wissen, ob das Hotel in seinen Konferenzzimmern AV-Geräte und -Support bereitstellt oder ob Sie sie selbst mitbringen müssen). Wenn Sie einen besonderen Anbieter auf Curacao benötigen, haben wir hier eine Liste von empfohlenen und angesehenen Anbietern.

Der unvergesslichste Aspekt (abgesehen vom Essen) der Konferenz oder Veranstaltung, die Sie planen, ist wahrscheinlich das Programm. Es ist entscheidend, den/die richtigen Redner zu engagieren, um zu den Teilnehmern zu sprechen. Im Folgenden sind einige wesentliche Dinge aufgelistet, die zu beachten sind:

a. Machen Sie sich die Programmziele bewusst.

b. Verstehen Sie die Bedürfnisse des Publikums.

c. Bitten Sie um Referenzen.

d. Schauen Sie sich ein Demo-Video an.

e. Nehmen Sie es nicht als gegeben an, dass alle Prominenten wissen, wie man eine effektive Rede hält.

f. Versorgen Sie Redner mit guten Informationen, damit sie Ihnen geben, was Sie wünschen.

g. Treten Sie mit Ihrem Netzwerk in Kontakt, um den/die Redner zu identifizieren, der/die Ihnen am besten dabei helfen wird/werden, die Ziele der Veranstaltung zu erreichen, und im Rahmen des Budgets ist/sind (verlangen oder erwarten Sie nicht, dass professionelle Redner kostenlos auftreten). Sehen Sie Demo-Videos an und sprechen Sie mit Leuten, die diesen Redner vorher gehört haben. Wenn Sie sich mit einem Redner in Verbindung setzen, stellen Sie ihm ausreichende Einzelheiten bereit, damit er seinen Vortrag gegenüber Ihrem Publikum anpassen kann, und sorgen Sie dafür, dass Sie seine Reisevorbereitungen und anderen Bedürfnisse im Griff haben

a. Entwerfen Sie einen ausführlichen Zeitplan für Ihre Konferenz, der früh beginnt (8 Uhr ist angemessen) und um etwa 12 Uhr (Mittagszeit, Zeit, die Kinder abzuholen, etc.) oder 17 Uhr (Happy Hour) endet. Bleiben Sie in enger Verbindung mit dem Veranstaltungsort. Setzen Sie nichts voraus. Stellen Sie Fragen, mehr Fragen und immer mehr Fragen.

b. Planen Sie eine Mischung von formellen Rednern, Workshops von Kleingruppen und freier Zeit für eine Vernetzung untereinander.

c. Nehmen Sie sich vor, Ihre Teilnehmer alle paar Stunden zu verpflegen, entweder mit einer ganzen Mahlzeit oder einem Pausensnack.

d. Nachdem das Tagesprogramm beendet ist, ziehen Sie es in Betracht, eine Cocktailparty oder ein Abendessen auf einer unserer Terrassen oder in einem unserer Restaurants zu geben.

e. Planen Sie den Erfolg mit einer mühelosen Zusammenarbeit und einer kreativen Note. Arbeiten Sie mit den Koordinatoren/Experten für Konferenzen und Bankette am Ort der Konferenz eng zusammen, um Ideen zu Speise- und Getränkemöglichkeiten, Zimmereinrichtungen, Dekor und allem anderen zu sammeln, was Sie für Ihre nächste Veranstaltung eventuell brauchen. Sie werden Ihnen sicherlich helfen, ein besonderes Erlebnis zu realisieren, das für Leute gedacht und auf den Zweck Ihrer Konferenz gerichtet ist. Ihre Teilnehmer werden sich verbundener, inspirierter und vollkommener fühlen.

a. Entwerfen Sie ein Logo und Farbschema für Ihre Veranstaltung und präsentieren Sie sie auf einer Veranstaltungs-Website mit einer Online-Registrierung.

b. Vernetzen Sie sich über soziale Medien, ziehen Sie bezahlte Online-Werbung in Betracht.

c. Mobilisieren Sie Ihre Leute, um Ihre Veranstaltung per E-Mail und Gastbeiträgen in Online-Medien, die auf Ihre Zielgruppe gerichtet sind, weiterzusagen.

d. Falls zutreffend, nutzen Sie Websites, die lokale Veranstaltungen bekannt geben.

e. Ziehen Sie es in Betracht, Organisationen, die mehr als einen Teilnehmer schicken, Rabatte anzubieten.

f. Ziehen Sie es in Betracht, Frühbucherrabatte anzubieten.

g. Stellen Sie sicher, dass Sie eine klare Frist für eine Rückantwort mitteilen.

Beseitigen Sie das Unerwartete. Behalten Sie die Kontrolle über jeden Aspekt:

a. Essen Sie eine Banane, um Ihren Tag zu beginnen. Dadurch sind Sie weniger nervös.
b. Kommunizieren Sie im Vorfeld aktiv mit Ihren Teilnehmern und Anbietern, sodass sie wissen, wo sie sein sollen und was Sie zu erwarten haben.
c. Besorgen Sie sich Ihre Kontaktdaten und stellen Sie sicher, dass sie Ihre haben.
d. Machen Sie einen Rundgang durch die Einrichtung, bevor Ihre Konferenz beginnt, um sicherzustellen, dass Ihre Mitarbeiter am Ort sind und alles intakt ist.
e. Wenn sich die Dinge langsam legen und die Rechnungen eingehen, überprüfen Sie sie Zeile für Zeile, sodass Sie Streitigkeiten auf der Stelle beilegen können.
f. Und zu guter Letzt: Sollten Sie nicht anwesend sein, bleiben Sie in Kontakt! Mit insgesamt 3 Personen: Ihrem engagierten Kollegen vor Ort, der den Tag abstimmt, Ihrem Ansprechpartner für Konferenzen und Bankette und dem F&B-Leiter am Veranstaltungsort, der dafür sorgen wird, dass alles gemäß Ihren vorher getroffenen Vorbereitungen verläuft.
g. Planen Sie einen „freien Tag“ ohne Stress. Stellen Sie sicher, dass am Veranstaltungstag alles gesagt und getan wird.

Herzlichen Glückwunsch, Sie haben Ihre Arbeit erledigt! Jetzt, wo Sie bereit sind, in das Geschäft der Veranstaltungsplanung als Vollzeitbeschäftigung einzusteigen, schauen wir uns an, was Sie für nächstes Mal lernen können. Lassen Sie von Ihren Teilnehmern ein Evaluationsformular in Papier- oder elektronischer Form ausfüllen und suchen Sie nach häufig anzutreffenden Feedbacks. Vergessen Sie nicht, auf alles einzugehen! Rufen Sie jeden Teilnehmer an und/oder senden Sie ihm eine E-Mail. Führen Sie Leads durch den „Verkaufstrichter“ hindurch. Bewerten Sie ebenfalls die Partner, mit denen Sie zusammengearbeitet haben.