Een evenement organiseren. Iedereen die het eens heeft gedaan, weet dat deze taak (die er vaak wordt bij gedaan naast uw normale werkzaamheden) zeer onderschat wordt en in sommige gevallen misschien zelfs ook ondergewaardeerd. Wanneer u een evenement organiseert wilt u uw uiterste best te doen en uw bedrijfsevenement zo succesvol mogelijk maken. Maar wat is er nodig om tot dat punt te komen? Wat houdt het organiseren van een evenement in? Wat zijn de beste tips en trucs? En nog belangrijker, omdat uw andere werkzaamheden niet wachten tot deze "storm" voorbij raast, hoe kunt u zo doeltreffend mogelijk te werk gaan? Hier vindt u een overzicht van enkele basisstappen bij het op touw zetten van een evenement. Wij, twee Conference & Banqueting experts bij het Avila Beach Hotel op Curacao, hebben samen meer dan 10 jaar ervaring in het organiseren van bruiloften & (zakelijke) evenementen. Wij hopen dat het volgende stappenplan een uitgangspunt biedt voor de totstandkoming van uw evenement.
1. Bepaal de ‘Waarom’
Ga om de tafel met uw manager en stel het uiteindelijke doel van de bijeenkomst of het evenement op. Is het om inkomsten te genereren? Nieuwe klanten? Is het voor publiciteit? Zorg ervoor dat uw onderwerp relevant is voor uw publiek. Houdt dit doel in gedachten als u vervolgt met de rest van de lijst.
2. Stel een wenslijst samen
Wanneer het doel is bepaald, definieert u uw doelgroep en bepaalt u de grootte van uw seminar. Hoe zou uw bijeenkomst/evenement eruit komen te zien in een ideale wereld? Zet alle zaken op een rijtje en vraag offertes aan. Noteer de details zoals locatie, sprekers, aantal deelnemers en de kwaliteit van de deelnemers, eten en drinken en leuke activiteiten. Kijk niet alleen naar een goede prijs, maar let ook op de service die u zelf ontvangt tijdens dit proces. Op deze manier krijgt u een goede indruk van hoe uw deelnemers straks behandeld zullen worden tijdens het evenement.
3. Bepaal het budget
Maak uw baas gelukkig door uw budget te bepalen voordat u begint met het plannen van uw zakelijke bijeenkomst of evenement, en houdt u eraan. Volg deze tips om te helpen om de kosten te beheersen:
a. Vraag offertes, maar wacht niet te lang met het maken van een beslissing over uw uiteindelijke vergaderlocatie. Heeft u niet tijdig een voorstel of offerte ontvangen? Grote kans dat er ook niet snel wordt gehandeld tijdens de werkelijke planning van het evenement. Elimineer risico's die betrekking hebben op tijdrovende elementen omdat dit uiteindelijk tot meer stress voor u kan leiden en een gevaar voor de mate van succes van uw evenement.
b. Reserveer 10 procent van uw budget voor onverwachte uitgaven.
c. Wat is het break even point van uw evenement (als dat één van de doelen is)? Maak een begroting met een opsomming van de grootste kosten op uw verlanglijstje - locatie, speakers, maaltijden/snacks, audio/visuele apparatuur, drukwerk, giveaways, en leuke extra's. Vergeet niet de kosten te vermelden voor de marketing van uw evenement, zoals een (nieuwe) website en online (social media) advertenties. Reserveer 10-15 procent van het budget in het geval dat uitgaven hoger uitvallen.
d. Voorkom verrassingen bij het huren van een locatie en bij het samenwerken met leveranciers door het verkrijgen van schriftelijke overeenkomsten.
e. Beperk het aantal mensen die zijn gemachtigd om items toe te voegen aan uw hoofdaccount op de vergaderinglocatie.
f. Pas op voor valutaconversies bij het plannen van vergaderingen in of vanuit het buitenland.
g. Bekijk af of alle kosten die niet direct logisch zijn om terug te halen wel kloppen.
h. Controleer alle facturen met uw eerder verkregen schriftelijke overeenkomsten.
4. Kies voor praktisch
a. De kosten zullen een belangrijke factor zijn bij het kiezen van uw evenementenlocatie en met welke leveranciers er zal worden samengewerkt. Het is aan te raden om voor een locatie te kiezen die centraal gelegen is en bekend staat om het organiseren van andere succesvolle evenementen.
b. Het kiezen voor een hotel is zeker aantrekkelijk, met voldoende vergaderlocaties en hotelkamers en kan een verlichting zijn bij het plannen van een stressvrije bijeenkomst. Vooral, als u internationale sprekers en/of deelnemers heeft is het gemakkelijk om hen allen onder één dak te hebben.
c. Uw ideale hoofdspreker is misschien Mark Zuckerberg, maar zal waarschijnlijk geen realistische optie zijn. Met het oog op uw budget is het verstandig om voor een minder dure optie te gaan die nog steeds een impact kan maken op uw publiek.
d. Overweeg deelnemers van afgelopen evenementen te ondervragen om te begrijpen wat het meest belangrijk is bij het bijwonen van een dergelijke evenement en maak keuzes op basis van deze feedback.
5. Werken met leveranciers
U heeft uw locatie gekozen. Nu begint het leukste gedeelte. Begin zo vroeg mogelijk te werken met de dienstverleners/leveranciers van de items in uw begroting. Begrijp wat er wordt verstrekt en bekijk contracten en annuleringsvoorwaarden zorgvuldig (bijvoorbeeld, als u wilt weten of het hotel kan zorgen voor A/V apparatuur en ondersteuning in de vergaderzalen, of dat u dat zelf mee moet nemen). Als u behoefte heeft aan een specifieke leverancier op Curacao, hebben wij hier een lijst van aanbevolen en gerenommeerde leveranciers.
6. Bevestig sprekers die een impact kunnen maken
Het meest memorabele aspect van de vergadering of gebeurtenis (afgezien van het eten) is waarschijnlijk het programma/de inhoud. Het inhuren van de juiste spreker(s) die echt een verschil kunnen maken bij de deelnemers is van cruciaal belang. Hier volgen een aantal basisregels om in gedachten te houden:
a. Begrijp de doelstellingen van het programma.
b. Voel de behoeften aan van het publiek.
c. Vraag naar referenties.
d. Bekijk een demo video.
e. Ga er niet vanuit dat niet alle beroemdheden weten hoe zij een effectieve toespraak moeten geven.
f. Biedt de spreker(s) vooraf goede informatie, zodat ze je geven wat je echt wilt. Zorg dat je bovenop de behoeften zit omtrent zijn/haar reis en andere behoeften.
g. Vraag uw netwerk welke sprekers u het beste zullen helpen bij het bereiken van uw doelstellingen van het evenement en die passen in uw budget (verwacht niet dat professionele sprekers kosteloos zijn).
7. Stel de agenda op en voel u vrij om naar ideeën te vragen
a. Maak een gedetailleerde tijdsplanning voor uw conferentie die vroeg begint (8.00 uur is redelijk) en eindigt rond 12.00 uur (lunchtijd, tijd om de kinderen op te halen enz.) of 17.00 uur (Happy Hour tijd). Houd nauw contact met de locatie van het evenement. Ga nergens zomaar vanuit. Stel vragen, vragen en nog meer vragen.
b. Creëer een mix van sprekers, kleine groepsworkshops en vrije tijd om te netwerken.
c. Zorg dat uw deelnemers om de paar uur iets te eten krijgen; een volledige maaltijd of een snack in de pauze.
d. Nadat de agenda voltooid is, zou u kunnen overwegen om een cocktailparty of een diner in één van onze vele terrassen en restaurants te organiseren.
e. Plan voor succes met moeiteloos samenwerking en een creatieve inslag. Werk nauw samen met de Conference & Banqueting coördinatoren/deskundigen van de evenementenlocatie voor ideeën en inspiratie op het gebied van eten en drinken, zaal set-ups, decor en alles wat u nodig heeft voor het aankomende evenement. Zij zullen u zeker helpen bij het uitvoeren van een onderscheidende dag ontworpen voor de doelgroep van uw type bijeenkomst. Hierdoor zullen de deelnemers zich meer verbonden, geïnspireerd en voldaan voelen.
8. Promoot uw evenement
a. Creëer een logo en kleurenschema's voor uw evenement en plaats deze op de website van het evenement inclusief een online registratie.
b. Maak een connectie met de doelgroep via sociale media en overweeg online promotie (betaald).
c. Mobiliseer een werkgroep om uw boodschap te verspreiden via hun netwerk, e-mail, specifieke social media groepen/pagina’s die specifiek door uw doelgroep worden bezocht en gebruikt.
d. Indien van toepassing, maken gebruik van lokale website die evenementen vermelden.
e. Overweeg het aanbieden van kortingen voor organisaties die meer dan één deelnemer aanmeldt.
f. Overweeg het aanbieden van kortingen voor vroegboekers.
g. Zorg ervoor dat u een duidelijke RSVP einddatum communiceert.
9. Grote verwachtingen
Elimineren het onverwachte. Houd de controle over ieder aspect:
a. Start de dag met een banaan, het zal u minder nerveus maken.
b. Communiceer vooraf actief met uw deelnemers en leveranciers zodat ze weten waar ze moeten zijn en wat ze te wachten staat.
c. Zorg dat u alle contactgegevens heeftt en zorg ervoor dat zij andersom uw contactgegevens hebben.
d. Bezoek de faciliteit voor de conferentie om ervoor te zorgen dat uw medewerkers klaar staan en alles op zijn plaats staat om op tijd te beginnen.
e. Als er facturen binnen komen, bekijk ze dan één voor één, zodat kunt u onjuistheden direct ter plaatse kunt oplossen.
f. Mocht u niet aanwezig zijn tijdens het evenement zelf, blijf in contact! In totaal met 3 personen; uw toegewijde collega ter plaatse die de dag coördineert, uw Conference & Banqueting contactpersoon en de F&B-Supervisor van de locatie, die ervoor zal zorgen dat alles volgens uw voorafgaande afspraken zal gebeuren.
g. Plan voor een stress-vrije "Dag van". Zorg ervoor dat alles is gezegd en gedaan op de dag van het evenement zodat je geen last minute taken meer hebt.
10. Evalueer uw evenement
Gefeliciteerd met het klaren van deze klus! Nu u gereed bent om fulltime event planner te worden, bekijkt u wat u kunt leren voor de volgende keer. Laat uw deelnemers een papieren of elektronische evaluatieformulier invullen en zoek naar terugkerende elementen in hun feedback. Vergeet niet te reageren! Bel en/of e-mail elke deelnemer. Pas de "sales trechter" toe op uw leads. Evalueer ook met de partners waarmee u heeft samengewerkt.
Hulpmiddelen, tips en trucs
Natuurlijk is het beter om zo snel mogelijk te beginnen met het plannen van uw evenement. Het is echter aan te bevelen om tenminste 21 dagen van tevoren te starten met plannen. Indien u geïnteresseerd bent om uw evenement samen te willen organiseren met de deskundigen van het Avila Beach Hotel, dan willen we u graag verder helpen via [email protected]. We geven u alle de tools, tips & trucs die u nodig hebt voor een succesvol evenement bij het Avila Beach Hotel. Sluit uw ogen, houd deze 10 stappen in gedachten en laat ons leiden!