Cómo organizar su evento exitoso: planificación de eventos paso a paso

Siéntese con su gerente y hable sobre el objetivo final de la reunión/evento. ¿Es para generar ingresos? ¿Nuevos clientes? ¿Conseguir publicidad? También asegúrese de que su tema sea realmente relevante para su audiencia. Tenga este objetivo en mente a medida que avanza con el resto de la lista. Si es su gerente quien toma la decisión final, confirme esta información crucial antes de comenzar el proceso. Pregúntele cómo imagina la configuración, la cantidad de invitados, el presupuesto, el itinerario global, la fecha y las posibilidades de fecha de respaldo.

Una vez decidido, define tu público objetivo y establece el tamaño de tu seminario. En un mundo ideal, ¿cómo sería su reunión/evento? Anota detalles como la ubicación, los oradores, el número y la calidad de los participantes, la comida y las actividades divertidas. No sólo busques un buen precio sino que estés atento a la atención al cliente que recibes tú mismo. De esa manera, tendrá una buena impresión de cómo serán tratados sus participantes durante el evento.

Haga feliz a su jefe conociendo su presupuesto antes de comenzar a planificar su reunión o evento de negocios, y luego respételo. Siga estos consejos que le ayudarán a controlar los costos:

• Compare precios, pero no espere demasiado para decidir el lugar de su eventual reunión. ¿No recibió una oferta o cotización de inmediato? Es probable que esto también suceda durante la planificación real del evento. Elimine los riesgos que involucran elementos que consumen mucho tiempo porque esto eventualmente genera más estrés para usted y un peligro para el nivel de éxito de su evento.
• Cree una contingencia del 10 por ciento en su presupuesto para cubrir gastos inesperados.
• ¿Cuánto se puede cobrar a los participantes para cubrir los costos y aun así obtener ganancias (si ese es uno de los objetivos)? Haga una hoja de cálculo de presupuesto que enumere los principales costos de su lista de deseos: alquiler de locaciones, parlantes, comidas, equipo audiovisual, materiales impresos, obsequios y extras divertidos. No olvide incluir los costos de marketing del evento, como un (nuevo) sitio web y anuncios en línea (redes sociales). Cree un colchón del 10 al 15 por ciento en caso de que los gastos se excedan.
• Evite sorpresas al alquilar una instalación o trabajar con proveedores obteniendo todos los acuerdos por escrito.
• Limite la cantidad de personas autorizadas a cargar artículos a su cuenta principal en las instalaciones de la reunión.
• Tenga cuidado con las conversiones de moneda cuando planifique reuniones desde el extranjero.
• Cuestione todos los cargos que no parecen computarse.
• Verifique todas las facturas con cotizaciones escritas.

• Obviamente, el costo será un factor a la hora de elegir dónde celebrar su evento y qué servicios ofrecer, pero también lo será la asistencia. Quiere seleccionar una ubicación céntrica y conocida por organizar otros eventos exitosos.
• Un hotel es sin duda atractivo, con suficiente espacio para reuniones y salas privadas, y puede ayudarle a planificar una reunión/evento sin estrés. Especialmente si tiene oradores y/o participantes internacionales (principales), es fácil tenerlos a todos bajo un mismo techo.
• Su orador principal ideal puede ser Mark Zuckerberg, pero, de manera realista, probablemente deba optar por una opción menos costosa.
• Considere encuestar a los participantes de eventos pasados ​​para comprender qué es lo más importante al asistir a un evento de este tipo y hacer selecciones basadas en estos comentarios.

Entonces tú eliges tu ubicación. Ahora comienza la parte divertida. Comience a trabajar con los proveedores de servicios de los elementos de su hoja de cálculo de presupuesto lo antes posible. Comprenda lo que se proporcionará en cada caso y revise cuidadosamente los contratos y las políticas de cancelación (por ejemplo, debe saber si el hotel proporcionará equipo audiovisual y soporte en sus salas de reuniones, o si debe traerlos usted mismo). . Si necesita un proveedor específico en Curazao, aquí tenemos una lista de proveedores recomendados y reconocidos.

Es probable que el aspecto más memorable de la reunión o evento que planifique (aparte de la comida) sea el programa. Contratar a los oradores adecuados para dirigirse a los participantes es crucial. Los siguientes son los conceptos básicos a tener en cuenta:

a. Conocer los objetivos del programa.

b. Comprender las necesidades de la audiencia.

c. Solicite referencias.

d. Vea un vídeo de demostración.

e. No asuma que todas las celebridades saben cómo pronunciar un discurso eficaz.

f. Proporciona a los oradores buena información para que te den lo que quieres. También asegúrese de estar al tanto de sus arreglos de viaje y otras necesidades.

g. Comuníquese con su red para identificar a los oradores que mejor lo ayudarán a lograr los objetivos del evento y que estén dentro de su presupuesto (no solicite ni espere que oradores profesionales aparezcan de forma gratuita).

a. Redacte un cronograma detallado para su conferencia que comience temprano (las 8 a. m. es razonable) y finalice alrededor de las 12:00 p. m. (hora del almuerzo, hora de recoger a los niños, etc.) o las 5 p. m. (hora feliz). Estar en estrecho contacto con el lugar del evento. Asumir nada. Haga preguntas, más preguntas y aún más preguntas.

b. Programe una combinación de oradores formales, talleres en grupos pequeños y tiempo libre para establecer contactos.

c. Planifique alimentar a sus participantes cada pocas horas, ya sea con una comida completa o un refrigerio en el descanso.

d. Una vez completada la agenda del día, considere organizar un cóctel o una cena en una de nuestras muchas terrazas u opciones de restaurantes.

e. Planifique el éxito con una colaboración sencilla y un toque creativo. Trabaje en estrecha colaboración con los coordinadores/expertos de conferencias y banquetes del lugar de la reunión para obtener ideas e inspiración sobre opciones de alimentos y bebidas, configuración de salas, decoración y cualquier otra cosa que pueda necesitar para su próximo evento. Seguramente lo ayudarán a ejecutar una experiencia distintiva diseñada para las personas y enfocada en el propósito de su reunión. Sus participantes se sentirán más conectados, inspirados y realizados.

a. Cree un logotipo y una combinación de colores para su evento y muéstrelo en el sitio web del evento con registro en línea.

b. Conéctese a través de las redes sociales, considere los anuncios pagados en línea.

c. Reúna a sus tropas para correr la voz a través de correos electrónicos y publicaciones de invitados en medios en línea dirigidos a su audiencia.

d. Si corresponde, utilice los sitios web locales con listas de eventos.

e. Considere ofrecer descuentos a organizaciones que envíen a más de un participante.

f. Considere ofrecer descuentos por reserva anticipada.

g. Asegúrese de comunicar una fecha de finalización clara de confirmación de asistencia.

Elimina lo inesperado. Tenga el control de todos los aspectos:

a. Come un plátano para empezar el día, te pondrá menos nervioso.

b. Comuníquese activamente con sus participantes y proveedores con anticipación para que sepan dónde estar y qué esperar.

c. Obtenga su información de contacto y asegúrese de que tengan la suya.

d. Visite las instalaciones antes de que comience su conferencia para asegurarse de que su personal esté en su lugar y que todo esté en funcionamiento.

e. A medida que las cosas se calmen y lleguen las facturas, revíselas línea por línea para poder resolver las disputas en el momento.

f. Y por último pero no menos importante. Si no estás presente, ¡mantente en contacto! En total con 3 personas; su dedicado colega en el lugar que coordina el día, su persona de contacto para conferencias y banquetes y el supervisor de alimentos y bebidas del lugar, quien se asegurará de que todo suceda de acuerdo con sus arreglos previos.

g. Planifique un “Día de” libre de estrés. Asegúrate de que todo esté dicho y hecho el día del evento.

¡Felicitaciones por hacer el trabajo! Ahora que está listo para dedicarse a tiempo completo al negocio de la planificación de eventos, veamos qué puede aprender para la próxima vez. Haga que sus participantes completen un formulario de evaluación en papel o electrónico y busque comentarios comunes. ¡No olvides hacer un seguimiento! Llame y/o envíe un correo electrónico a cada asistente. Inserte clientes potenciales a través del “embudo de ventas”. Evalúe también los socios con los que trabajó.